Birôs de Digitalização
O que são Birôs de Digitalização?
Birôs de Digitalização é uma solução completa de mão-de-obra, equipamentos de digitalização / scaners e câmeras, softwares de digitalização, treinamento no modelo de organização dos documentos do cliente e sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (ARX_Light).
Quando não devem ser utilizados?
Documentos desorganizados não devem ser digitalizados sem a elaboração de um plano de classificação de documentos, criação de um modelo de organização documental e segregação dos arquivos por tipos documentais e/ou temporalidade documental.
Passos a seguir antes de iniciar um Birô de Digitalização:
* Definir melhor equipamento a ser utilizado de acordo com documentos a serem digitalizados.
* Informações a serem indexadas para permitir a rastreabilidade dos documentos após a digitalização.
* Definir formato no qual as informações serão lançadas no software GED juntamente com as imagens.
* Definir método de verificação da qualidade dos documentos digitalizados e das informações lançadas no sistema.
Informações adicionais:
* Documentos organizados são mais fáceis de serem digitalizados.
* Nunca utilize grampos em arquivos, pois eles estragam documentos e atrasam serviços de digitalização e microfilmagem de documentos.
* Documentos mistos como dossiês de funcionários devem seguir uma ordem lógica e padronizada antes de serem digitalizados.
* Notas fiscais, e documentos fiscais devem ser digitalizados em lotes de mesma data, para acelerar o processo de digitalização e tornar rastreável e unificada as informações.
* Indicado para atendimento de auditorias fiscais, auditorias trabalhistas, auditorias de norma ISO, montagem de databooks de manutenção em formato digital, fiscalizações da receita federal, fiscalizações do ministério do trabalho, auditorias de clientes e fornecedores.
* Normalmente têm um custo melhor do que a digitalização unitária.
* Permite ao cliente criar um modelo de digitalização de documentos de acordo com o processo documental de sua empresa, e atendimento de consultas a documentos.
* Birôs de digitalização são montados dentro do espaço do cliente, normalmente próximo ao espaço de armazenamento dos documentos físicos.
Benefícios:
* Torna as informações acessíveis.
* Não existe o risco de transporte de documentos do cliente para empresa prestadora do serviço de digitalização de documentos.
* Mantém a confidencialidade dos documentos, pois não saem do espaço do cliente.
* Maior controle de acesso.
* Rastreabilidade de documentos.
* Atendimento de prazos de consultas a documentos.
* Digitalização do arquivo corrente e dentro dos departamentos.
* Mantém o arquivo digital atualizado.
