A gestão de documentos através do armazenamento digital.

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A gestão de documentos através do armazenamento digital

Trata-se de uma questão que pode ser levantada como estratégia e empregada por meio de um bom plano para o acervo de documentos de uma organização que busca vantagens através deste processo.

Defini-se armazenar como um sinônimo de depositar, guardar ou reunir informações ou objetos em um espaço físico para finalidade de conserva-los para o caso de necessita-los futuramente. Trazendo esta definição para as empresas, logo se pode pensar nos tradicionais “arquivos”, salas ou armazéns onde se depositam determinados objetos, entre eles, documentos em forma de papeis ou imagens.

A digitalização entra neste contexto com a finalidade da conversão destes dados e/ou documentos físicos como um suporte em formato digital. Digitalizar, ou popularmente scanear, consiste em um processo de transformar um documento físico em um documento digital, além de mídias físicas que também podem ser digitalizadas.

Trazendo este processo para o setor de crédito e cadastro de uma empresa, em vista do aumento das facilidades e exigências da tecnologia no mercado, vantagens podem surgir na gestão deste setor para os colaboradores desta área e consequentemente para empresa. Algumas das vantagens da digitalização de documentos utilizadas neste setor ou em outros dependendo da realidade da empresa, podem ser citadas conforme abaixo.

· Acesso à informação com agilidade; sem a necessidade de se deslocar para outro ambiente.

· Redução da perda de documentos devido aos fatores tempo e natureza.

· Redução de prejuízos com a perda de documentos importantes.

· Redução das despesas e custos com materiais para escritório.

· Sustentabilidade ambiental com a redução de documentos impressos.

· Dificulta fraudes.

· Serviço eficiente e rápido.

· Imagens nítidas, melhoradas e com opção de tamanhos.

· Redução de espaço e procura pelo documento, por mais que se organize.

· Acesso restrito a rede.

Através da digitalização dos documentos utilizados para analise de credito e cadastro na organização, adaptada a realidade dela, é necessário conhecer até tornar este processo pratico e utilizável.

Para isso, o gestor ou colaborador responsável pelo processo deve contemplar algumas etapas, como:

· Preparação do (s) documento (s)

· Captura de imagens ou documentos online.

· Conversão dos documentos ou imagens em arquivos TIF, PDF ou JPG.

· Indexação (ordenar)

· Acesso às informações

· Arquivo.

Procedimentos como estes tendem a beneficiar a atividade exercida pelo colaborador ou gestor que busca diminuir obstáculos para os cadastros de clientes, visando também o bom atendimento ao cliente uma vez que este processo quando digitalizado diminui o tempo que a empresa levaria para atendê-lo. Este tempo que o responsável pelo setor levaria para redigir manuscritos, emitir cópias de documentos tais como contrato social, CPF, RG, comprovantes de endereço, comprovantes de renda, impressão de cartão CNPJ, Sintegra e consulta nacional de crédito (Sistema SPC, SERASA), gerando no mínimo dez folhas para cada cadastro, minimizaria e os gastos excedentes com material de escritório reduziriam.

Portanto, o principal objetivo do armazenamento digital para analise de cadastros numa empresa seria evitar o excesso dos arquivos físicos, uma vez que o arquivo virtual ocuparia um menor espaço, tempo de execução e menor custo.

Demanda por documentos eletrônicos cresce até 50%.

Demanda por documentos eletrônicos cresce até 50%

O setor de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) está otimista. Empresas da área divulgam expectativas de crescimento que variam entre 20% e 50%.

Lançamentos de produtos específicos para pequenas e médias empresas, além da procura dos serviços de GED por parte dos órgãos governamentais, explicam as altas expectativas.

Grandes companhias do setor, como Iron Mountain, investem em serviços diferenciados apostando na terceirização cada vez maior da gestão de documentos.

Também atenta a essa demanda aquecida, a Kodak vai lançar em maio no mercado nacional um produto para atender à necessidade das pequenas e médias empresas. Dados do Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação (Cenadem) apontam para um crescimento de 44,2% do setor nos próximos dois anos.

O perfil das empresas que procuram o serviço varia muito: instituições financeiras representam 11,9% desta procura e empresas farmacêuticas, 11,6%. A mudança vem de órgãos governamentais e tribunais, que passaram a investir na digitalização de documentos e hoje representam mais de 20% do mercado GED, de acordo com o Cenadem.

Segundo estimativas do setor, há cerca de 50 milhões de caixas armazenando documentos em papel já digitalizados no Brasil. Cada uma destas caixas comporta até três mil documentos.

Comemorando resultados positivos, a Iron Mountain divulgou que obteve faturamento anual mundial superior a US$ 2 bilhões.

O mercado brasileiro representou crescimento de 20% neste resultado. Em todo o mundo, a empresa norte-americana armazena 250 milhões de caixas com documentos digitalizadas.

Desde que chegou ao Brasil, em 2001, sua receita cresce entre 15% e 20% por ano. Seus principais clientes nacionais são JP Morgan , Amil , Aventis Farma e Conspiração Filmes .

De acordo com Wilson Conti, diretor de marketing da Iron Mountain, parte significativa das grandes empresas privadas já terceirizou o serviço de GED.

Para ele, o setor público é “um mercado com um potencial enorme, mas que ainda precisa ser explorado”. A área de tecnologia da Receita Federal, por exemplo, informou através de sua assessoria de imprensa que está estudando a implementação de projetos de gerenciamento eletrônico de documentos.

Novos investimentos

Com o intuito de oferecer alta tecnologia em gerenciamento eletrônico de documentos e a armazenagem de materiais sensíveis para o mercado brasileiro, a Kodak está implementando a divisão Document Solutions no País. A empresa teve crescimento de 25% na área de GED e estima que este ano supere esta margem. A empresa aposta no lançamento de novas tecnologias em GED, como um scanner de rede que é ideal para pequenas e médias empresas.

Carlos Daher, diretor de Serviços e Suporte Técnico do Graphics Communication Group para a América Latina e diretor de Desenvolvimento de Negócios para Document Imaging Kodak do Brasil, afirma que alguns softwares de captação de imagens produzidos pela Kodak no Brasil já têm a certificação digital incorporada ao produto, uma facilidade que assegura a autenticidade do arquivo digitalizado.

A substituição dos papéis por documentos digitais é um movimento cada vez mais forte e se deve, principalmente, ao advento da certificação digital.

Fonte: CENADEM

Benefícios da Organização Documental.

Acesso à Informação, documentos em geral de forma rápida e segura.

Melhor aproveitamento do espaço físico disponível em sua empresa.

Redução de papéis no ambiente de trabalho, com os documentos disponíveis em arquivos eletrônicos.Acesso rápido e fácil aos documentos, com a opção de visualizar, modificar, imprimir ou mandar por e-mail de qualquer parte do mundo com acesso via web.

Total controle das informações e logs de uso.

Todo documento acessado é monitorado automaticamente, registrando o dia, horário e login que teve acesso;

Total segurança no manuseio dos documentos disponibilizados nas nuvens mediante seu exclusivo login e senha.

Os documentos físicos da sua empresa estarão sobre a guarda da nossa empresa em total sigilo, segurança e preservação.

Disponível em qualquer momento em que se fizer necessário.

Todo documento físico que sai da nossa base de guarda é feito relatório no mesmo documento digital, facilitando o controle e a segurança do documento original.

Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de documentos.