Digitalização de arquivos e documentos.
Com a alta circulação de documentos em papel, muitas empresas têm problemas de administração, compartilhamento e armazenamento desses documentos. São contratos, processos jurídicos, documentos de RH, notas fiscais e muitos outros documentos que fazem parte dos processos de negócios dessas empresas. Muitas vezes, esses documentos precisam ser arquivados por longo tempo e consultados freqüentemente, o que sempre gera custos adicionais de armazenamento, horas de pesquisa e guarda, além do elevado número de cópias, para possibilitar que o documento seja analisado por mais de uma pessoa.
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A Solução: Digitalização dos Documentos!
Para reduzir custos ao longo do tempo, garantindo maior agilidade na consulta e segurança na preservação de seus documentos, a Arquindex oferece serviços de Digitalização. O seu acervo histórico e documentos do dia-a-dia são convertidos para o meio digital, transformados em imagens e gravados como arquivos TIF, JPEG ou PDF. Todas as imagens passam por um tratamento especial de imagem, onde fica garantida a sua qualidade.
As imagens e documentos eletrônicos podem ser gravados em: • CDs e/ou DVDs já com os dados de índices e um visualizador para pesquisa diretamente na mídia; • Gravadas em servidores da Arquindex, permitindo sua pesquisa diretamente pela Web. O Sistema de digitalização de documento da Arquindex promove integração, controle, rapidez, segurança e qualidade. Procedimento e etapas da digitalização: As imagens poderão ser coloridas, em tons de cinza ou bitonais, sempre de acordo com a utilização prevista e buscando o equilíbrio entre tamanho dos arquivos e qualidade das imagens. O processo pode ser realizado em papéis de diferentes tamanhos, formas, gramaturas e tipos.
Menos tempo na busca de documentos...
Encontre seus documentos em um clique apenas!
Benefícios!
Porquê digitalizar?!
Resultados da Digitalização!
Melhorias para sua empresa.- Consulta rápida!
- Organização.
- Segurança.
- Nível de acesso.
- Informação.
Observações sobre a validade de documentos digitalizados...
Validade Digitalização
Válido como cópia de documentos quando digitalizados de forma convencional!
Documentos digitalizados tem validade de cópia de documentos quando digitalizados de forma convencional, e não tenha sido aplicados procedimentos para torná-los aptos a preservar a autenticidade dos mesmos.
Documentos de natureza eletrônica como: NF eletrônica, cópia de documentos, e outros que o original já é cópia, sem qualquer assinatura física inserida, têm o mesmo o valor que o documento físico.
Documentos digitalizados e assinados eletrônicamente, mantidos em sistema certificado de nível de segurança 2, e que atendam aos requisitos da Lei nº 12.682, de 9.7.2012, têm veracidade de documento original.
Propósito da Digitalização!
Preservação do documento original.
A digitalização de documentos tem como propósito a preservação de originais que materializavam as atividades do capital intelectual das empresas e instituições, ao mesmo tempo que proporcionar maior disseminação de seus conteúdos. Sendo assim, ela deve ser feita de forma a:
• Escanear na maior resolução possível apropriada para a natureza do material original.
• Escanear em nível de qualidade apropriado para evitar o re-trabalho e manuseio dos originais no futuro.
• Criar e armazenar um arquivo mestre que poderá ser utilizado para produzir arquivos de imagens derivadas que atendam a uma variedade de necessidades atuais e futuras.
• Preferir sistemas não-proprietários, softwares livres.
• Utilizar formatos de arquivos e técnicas de compressão em conformidade aos padrões mais amplamente utilizados pelas comunidades que utilizam as informações das empresas e instituições.
• Criar cópias de segurança de todos os arquivos em mídias estáveis.
• Criar metadados significativos para os arquivos de imagens ou coleções.
• Armazenar a mídia em ambiente apropriado.
• Documentar estratégias de migração para transferência de dados através das gerações de tecnologia.