Orçamentos para o serviço de digitalização de documentos é baseado em:

1. grau de dificuldade de preparo dos documentos, então é importante relatar fielmente a real condição dos arquivos.

2. principais informações a serem coletadas durante o processo de digitalização para renomeação dos arquivos e organização em pastas digitais.

3. os arquivos estão de acordo com esse processo desejado, ou precisam ser organizados antes? caso estejam desorganizados, o cliente deve solicitar um orçamento de organização também.

4. e para dimensionar prazos, qual a quantidade de documentos, caixas, pastas ou processos a serem digitalizados.

5. será necessário atender à alguma norma de tamanho de arquivos e renomeação, como as regras do PJE?

6. Caso os documentos possuam dados de pessoas físicas, a empresa cliente deverá comprovar sua adequação de processsos à Lei Geral de Proteção de Dados, consentimento do titular de dados para o tratamento de suas informações ou legítimo interesse através de contrato de vínculo com o titular ou processo judicial envolvendo ambas as partes.

O cliente confunde muito as empresas e seus modelos de negócios. Cada empresa possui um pacote de serviços e um nicho de mercado a atender, e seus profissionais possuem a qualificação para poder atender às demandas daquele público específico, não sendo recomendado nem super dimensionar os profissionais e nem subdimensionar. Abaixo segue as principais diferenças que você encontrará no mercado.

Reprografia: é o modelo mais comum e barato do mercado em relação à custos de execução. O documento é escaneado apenas, gerando um arquivo em formato mais comum PDF, sem renomeação, sem ordenação, sem agrupamento, o cliente é responsável pela entrega exata da forma como o documento será digitalizado. A entrega e coleta é feita pelo próprio cliente. Esse tipo de serviço é comum em gráficas de rua ou pequenas copiadoras. Muitas vezes esse serviço também é feito por empresas de locação de copiadoras que estão com excesso de equipamentos em estoque precisando produzir dinheiro para pagar a compra dos equipamentos não vendidos ou alugados. Ideal para quantidades pequenas até 3 caixas box, processos jurídicos, pois possuem muitas vezes o custo mais atrativo, variando de R$0,11 a R$ 0,25 por página. E normalmente é onde os profissionais possuem menor nível de capacitação ou formação na área de gestão da informação, mas grande experiência operacional.

Digitalização de documentos: o termo digitalização é usado erroneamente por muitas empresas na hora de fazer a cotação pois elas misturam um grande número de profissionais de diferentes tipos de formação, tipos de trabalho e tecnologias. Na digitalização temos softwares envolvidos para processamento da imagem e agrupamento para renomeação dos arquivos. Essa renomeação é feita baseada em procedimentos arquivístivos e de organização documental que devem ser entregues prontos pelo cliente ou então contratado a sua produção. Os arquivos são avaliados quanto a sua organização, apontando se a digitalização irá resolver o problema de consulta a esses arquivos, ou se demanda uma fase de organização dos documentos anterior a digitalização. A renomeação possibilita a rastreabilidade dos documentos posteriormente, a qualquer momento. O backup das imagens e seguranças das informações é planejado desde o início. A adequação dos processos à Lei Geral de Proteção de Dados, e verificação do consentimento do titular dos dados, legítimidade dos processos e vínculo real são feitos antes do início da digitalização que é um tipo de tratamento de dados. A digitalização também possui no seu planejamento do caminho que esse documento físico e digital farão após esse processo de digitalização. E é isso que a Arquindex faz, com profissionais altamente capacitados e formados inclusos durante todo o processo de execução da digitalização. O custo é feito baseado em todos os requisitos acima, mas apenas para empresas com quantidades acima de 10 caixas box, mas preferencialmente grandes volumes, pois envolve em sua maior parte horas de planejamento.

Recebemos um grande volume de ligações de clientes que dizem que cotaram um digitalização de R$ 0,11 no concorrente. Isso quer dizer que ou o comprador não sabe sobre o serviço que está contratando, ou o demandante não soube apontar as reais necessidades. Porque o custo de mão de obra e formação de profissionais ainda é extremamente alto, e existem escassez de profissionais da Gestão da Informação e Segurança da Informação disponíveis no mercado, e ainda uma maior escassez dos profissionais de TI. Sempre lembre disso ao avaliar fornecedores e equiparar os mesmos.

A Arquindex deixou de ofertar a Guarda Documental sem a Gestão dos Arquivos a partir de 2021, pois com a previsão de entrada em vigor da Lei 13.709/2018 a partir de agosto de 2021, a LGPD - Lei Geral de Proteção de Dados, nosso corpo jurídico avaliou como arriscado estarmos indo contra a legislação, pois não sabendo e não controlando conteúdo das caixas de clientes, não podemos ter certeza de não estarmos tratando informações pessoais de terceiros, pois pela a LGPD não existe adequação à norma sem a Governança Total dos documentos físicos e digitais que possuam dados de pessoas físicas e gestão de seu consentimento.

A Arquindex está adequada à Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD desde maio de 2019, possuindo governança sobre todos os seus processos, e consultores certificados EXIN Data Protection, Cientistas de Dados, Doutores da Informação.

Então como conseguir um orçamento de serviços de Guarda documental junto à Arquindex? Só é possível através do orçamento do serviço de Gestão Documental, onde incluimos a análise da documentação na entrada para podermos fazer a a avaliação de documentos que possuem dados de terceiros e verificar o consentimento dos titulares de dados com suas informações em documentos do cliente, conferência de consentimento do titular de dados para o tratamento de suas informações ou legítimo interesse através de contrato de vínculo com o titular ou processo judicial envolvendo ambas as partes. Logo, a Gestao Documental da Arquindex inclui a Guarda Documental + Governança sobre os dados armazenados.

A adequação à Lei Geral de Proteção de Dados é feito baseado no grau de risco e volume de processos de tratamento de dados que as emrpesas possui.

Empresas que atendem à serviços de processamento de dados bancários, médicos e serviços que envolvem os chamados dados sensíveis serão empresas que demandarão um planejamento estratégico maior em relação à segurança dos dados. Esse é um ponto a ser avaliado, o nicho do cliente.

E a quantidade de operadores, pessoas que possuem acesso aos dados, sistemas quantidade de usuários atualizando esses dados.

Então nossos planos de adequação são baseados na quantidade de usuários acessando os sistemas de informação e ativos de informação, e nicho da empresa.

Hoje temos uma tabela fixa de valores para cada um desses públicos, para consultar envie email para : comercial@arquindex.com.br.

A certificação da EXIN para DPO Office se baseia num programa de 3 certificações, para cada certificação abaixo a Arquindex possui um treinamento ao vivo de 7 horas e 30 minutos para cada módulo, totalizando 22 horas e 30 minutos de treinamentos, isso é carga horária mínima para que um profissional esteja preparado a prestar o exame de certificação:

1. EXIN Privacy and Data Protection Foundation: A EXIN Privacy & Data Protection Foundation abrange os principais assuntos relacionados à proteção de dados pessoais.

2. EXIN Privacy and Data Protection Essentials: EXIN Privacy and Data Protection Essentials (PDPE) é uma certificação que valida o conhecimento de um profissional sobre a organização da proteção de dados pessoais, e as regras e regulamentos.

3. Information Security Management Professional based on ISO/IEC 27001: A informação é fundamental para a continuidade e o bom funcionamento tanto das organizações como das economias que elas alimentam.

A Arquindex possui treinamentos e workshops voltados para o público que não deseja uma certificação internacional, apenas precisam adequar seus processos para o atendimento à Lei 13.709/2018, a Lei Geral de Proteção de Dados.

Mas, a partir de 2021 passamos a oferecer cursos específicos para cada certificação fornecida pela EXIN para a área de proteção de dados e segurança da informação, pois a EXIN é o norte para a GPDR na Europa e Estados Unidos também, e no Brasil a maioria das instituições de ensino da área da tecnologia estão também norteando seus conteúdos para a certificação da EXIN, sendo ela que valida o conhecimento do profissional para acompanhar e implementar processos de adequação em proteção de dados e segurança da informação.

Um treinamento sendo basear hoje na certificação da EXIN, apenas explicar a LGPD e como implementar não precisaria de mais do que 4 horas. Já um treinamento para certificação da EXIN é de no mínimo 22 horas e 30 minutos, auditado e verificado pela própria, sendo condição mínima exigida pela EXIN para credenciamento de parceiros para ofertar treinamentos para suas certificações profissionais.

Hoje vemos novamente o mercado confundindo quem faz o quê na LGPD. Muitas empresas escrevem em sua primeira página serviço de DPO, sem sequer ter profissionais com formação em dados, segurança de dados, segurança da informação e auditorias.

A Arquindex foi a pioneira no Brasil na área de gestão de arquivos e informações a estar formando seus profissionais em proteção de dados, e adequando seus processos, tanto que é uma das poucas com consultores já certificados e ofertando como parceira treinamentos para certificações mais importantes da área de proteção de dados.

Em 2018 iniciamos uma unidade na Europa para podermos participar de ecossistemas de inovação, onde em missões empresariais desde 2017 visitamos muitas incubadoras na região de Lisboa que já falavam em Proteção de Dados e na RGPD que iria entrar em vigor no ano seguinte. Em 2018 já tinhamos profissionais em programas de formação em Delegato de Datos da RGPD em Madrid, e esses mesmos em 2019 se certificaram na EXIN para a LGPD Brasileira.

Então, para ser um bom DPO você precisa no mínimo de um programa de formação em LGPD, com mentoria de consultores que já passaram pelo processo de implementação em grandes empresas dos processos e auditoria de adequação à lei geral de proteção de dados, e estes consultores irão te acompanhar durante todo o seu processo de produção dos controles necessários para adequação e elaboração de procedimentos. A Arquindex possui esse serviço de mentoria, consulte pelo email comercial@arquindex.com.br. E principalmente, ser um profissional da área técnica de sistemas de informação e ou ciência de dados, TI, com conhecimentos em implantação de normas e procedimentos, muito comum em profissionais de governança de dados e gestores da qualidade.