Para comparar orçamentos de digitalização com OCR, use a mesma amostra de documentos e peça o detalhamento de preparação, captura, pesquisa textual, campos de indexação, conferência, logística e formato de entrega. Aprove o piloto antes de processar todo o acervo.
Duas propostas com o mesmo preço por página podem entregar resultados muito diferentes. O ponto de partida é declarar o que será preparado, capturado, reconhecido, indexado e conferido, além da forma de acesso ao acervo depois do projeto.
PARTE 01
Informe o acervo antes de pedir preço
Relacione os tipos de documentos, a quantidade aproximada, os formatos físicos e a condição dos originais. Contratos encadernados, folhas avulsas e dossiês com muitos grampos exigem preparações diferentes. Registre também documentos que precisam permanecer agrupados e páginas que não podem perder a sequência.
Se a estimativa estiver em caixas, explique o tamanho e apresente uma amostra. A quantidade de páginas por caixa varia: uma caixa com pastas suspensas e divisórias não representa o mesmo volume de outra compactada com folhas avulsas.
- Cidade e endereço operacional do acervo
- Tipos documentais e volume estimado
- Estado de conservação e tamanhos especiais
- Prazo desejado e necessidade de consultas durante o trabalho
PARTE 02
Diferencie pesquisa textual de indexação
O OCR cria uma camada de texto para pesquisar termos nas imagens. A indexação organiza campos, como número do contrato, tipo de documento, matrícula ou data. Um arquivo pode ser pesquisável e ainda assim ser difícil de localizar se os nomes das pastas e os metadados não seguirem uma regra.
Escolha os campos a partir das consultas reais da equipe. Se a busca começa pela matrícula, esse identificador deve ser tratado como campo crítico. Para um arquivo técnico consultado por equipamento, o código do equipamento pode ter mais valor do que um resumo extenso de cada página.
PARTE 03
Aprove um piloto com documentos difíceis
A amostra deve incluir páginas comuns e exceções: baixo contraste, carimbos, tabelas e diferentes orientações. Avaliar somente páginas limpas pode esconder problemas que surgirão no restante do acervo.
Defina quais verificações serão feitas em todas as unidades e quais dependerão de amostragem. Registre critérios para páginas ausentes, duplicações, associação ao dossiê correto, leitura dos campos e tratamento de exceções. O resultado do piloto orienta prazo e esforço de revisão.
- Sequência e associação ao dossiê
- Legibilidade e orientação
- Pesquisa de termos conhecidos
- Campos críticos conferidos
- Registro das exceções para decisão do cliente
PARTE 04
Compare a entrega e o custo de uso
Peça um exemplo da estrutura final de pastas, dos nomes dos arquivos e da planilha de índices. Se houver implantação de GED ou ECM, inclua importação, grupos de acesso, pesquisa e exportação na avaliação. Uma demonstração de busca com usuários reais revela problemas que uma simples contagem de PDFs não mostra.
Compare também logística, recomposição dos originais, armazenamento, operação do sistema e suporte. O preço de captura é apenas uma parte do custo quando a empresa precisa consultar os documentos por muitos anos.
PARTE 05
Atendimento em Belo Horizonte, Contagem, Betim e Nova Lima
A Arquindex avalia projetos empresariais a partir de Belo Horizonte. Para demandas em Contagem, Betim, Nova Lima e outras cidades, coleta, transporte, execução no local e disponibilidade são confirmados na proposta conforme volume e prazo. A cobertura de atendimento não significa a existência de uma unidade física em cada município.
Para iniciar a avaliação, informe cidade, tipos documentais, quantidade aproximada e objetivo da consulta. Evite enviar documentos pessoais completos quando uma descrição do acervo ou uma amostra anonimizada for suficiente para dimensionar o trabalho.
PERGUNTAS FREQUENTES
Dúvidas sobre o tema
É possível comparar propostas só pelo valor por página?+
Esse valor deve ser comparado junto com preparação, indexação, conferência, logística e entrega. Escopos diferentes podem produzir preços por página que não são equivalentes.
OCR dispensa revisão?+
Não. A qualidade depende dos originais e do processamento. Campos críticos e documentos difíceis podem exigir revisão definida no piloto.
Como solicitar uma proposta à Arquindex?+
Informe a cidade, o tipo de documento, o volume aproximado e o prazo. A equipe avalia o acervo e combina os critérios de entrega e a logística.