Defina consultas reais, campos obrigatórios e grupos de acesso. No piloto de ECM, teste importação, pesquisa por metadados e texto, versões, bloqueio de acesso e restauração. Registre resultados e pendências antes de ampliar a migração.
A importação de arquivos é uma etapa do projeto. O aceite precisa demonstrar que pessoas autorizadas encontram o documento correto e que a operação consegue recuperar o acervo quando necessário.
PARTE 01
Escolha consultas que representem a rotina
Peça a cada área três exemplos de documentos que precisa recuperar. Registre os identificadores conhecidos, a versão esperada e o grupo que pode consultar. O teste deve reproduzir a busca feita pelo usuário, sem depender de quem preparou a importação.
- Contrato por fornecedor e período
- Dossiê por identificador e tipo documental
- Evidência técnica por projeto e revisão
PARTE 02
Confira o vínculo entre arquivo e metadados
Use uma amostra com diferentes formatos e exceções. Compare o arquivo importado, os campos e o documento de origem. Registre unidades incompletas, duplicadas ou associadas à classe errada. Defina quem decide a correção e como será registrada.
A pesquisa por texto do OCR e a pesquisa por metadados devem ser avaliadas separadamente. Uma delas pode funcionar enquanto a outra contém lacunas. Campos críticos podem exigir revisão humana definida no escopo.
PARTE 03
Teste usuários com permissões diferentes
Execute a mesma consulta com um usuário autorizado e outro que não deveria acessar o conteúdo. Avalie também visualização, download e alteração conforme os recursos contratados. A matriz de acesso deve orientar os resultados esperados.
Registre como o acesso é concedido e retirado. Mudanças de departamento ou desligamento precisam ter um responsável e um procedimento aplicável à operação.
PARTE 04
Inclua versões e restauração no aceite
Carregue uma nova versão de teste e confira como identificar a versão vigente. Defina quem pode publicar, alterar e aprovar documentos. Uma estrutura de pastas, sozinha, não determina essas responsabilidades.
Combine um teste de restauração em ambiente adequado. Documente o que será recuperado, os responsáveis e os critérios de sucesso. A existência de uma cópia de backup não demonstra, por si, que ela pode ser restaurada.
PARTE 05
Registre o resultado antes de ampliar o lote
O relatório do piloto deve separar testes aprovados, pendências e decisões. Associe cada pendência a um responsável e a uma nova verificação. O cliente aprova os critérios antes da expansão para o acervo completo.
A Arquindex avalia projetos a partir de Belo Horizonte. Demandas em Contagem, Betim, Nova Lima e outras cidades dependem de escopo e logística confirmados na proposta.
PERGUNTAS FREQUENTES
Dúvidas sobre o tema
O piloto precisa usar todo o acervo?+
Não. Precisa de uma amostra representativa, consultas reais, usuários de teste e critérios de aprovação definidos antes da execução.
O que enviar para iniciar a avaliação?+
Informe cidade, volume estimado, tipos documentais, sistema desejado e forma de consulta. Prefira descrever o acervo sem enviar dados pessoais desnecessários.